同程旅行采购人2条降本增效经验总结：优化采购策略、改善流程管理是关键

“降本增效是企业采购贯穿始终的终极目标。但在具体执行上,绝不是仅仅找低价供应商、砍价这么简单。”作为一名采购老兵,同程旅行采购负责人王凯对于降本增效有着自己的理解。在他看来,采购降本需要从采购策略、流程管理等方方面面综合考虑,“既要抓全局、也要扣细节”,这样才能事半功倍。

动态优化采购策略,创造更多降本空间实现采购降本有效落地

作为同程旅行的采购负责人,王凯每天都会接到业务侧大量的采购需求。在接到需求的这一刻,王凯的降本工作就已经开始。王凯表示,“采购降本最核心的一点,就是如何制定更合理的采购策略。在接到每一个需求时,采购人都应该先问自己几个问题:在确保业务需求的前提下还有没有更合适的替代方案?未来一段时间内,商品的价格会不会出现较大波动?只有在每一个事项上都深入思考,才能从源头上降低采购的直接成本。

对此,他分享了一个关于采购服务器的案例。作为一家互联网公司,服务器是同程旅行重要的运营设备,同时也是金额较大的采购项目。为了保障性能,服务器每过几年都要进行更换。 “过去我们的服务器更换,主要采用整机采购的方式,用新机器替换旧机器。由于服务器数量众多,而且单价较高,每年的服务器更换都会占用大量的资金。”

过去三年外部环境的不确定,对旅游业带来了较大冲击,同程旅行也面临着更大的成本压力,公司内部对采购降本也提出了更高的要求。于是王凯带领团队对服务器的更新频率和方式进行了调整。经过专业评估,同程旅行采用了“以修代换“的方式,一方面会对超过正常折旧期的服务器更换重要零配件;另一方面统一采购延保服务,在出现问题后能够第一时间进行维护。王凯表示,“通过延长服务器的使用寿命,我们有效减少了更换频率,变相实现了降本。”

在服务器之外的常规品类,同程旅行的采购部门一直践行从采购时机和后端使用两大模块进行策略优化。据王凯介绍,在采购时机方面,同程旅行的采购部门会通过市场调研预判未来的商品价格走势,如果后续会涨价就安排提前备货、提前采买,反之则会延后采购时机。后端使用方面,以物资调配为例,基于同程旅行自建的供应链管理系统对全国各分公司物资进行统一管理、调配,比如分公司A有采购需求、分公司B有设备闲置的现象,会及时调配,避免出现重复采购现象,让各分公司之间实现物资共享,提高资产利用率。

王凯认为,采购降本绝不是一味追求低价产品,因为价格不可能无限降下去。而通过采购策略的调整,能够创造源源不断的降本空间。

两招简化采购流程,将采购“搬到线上”实现全流程高效协同

如果说采购策略的优化能够有效减少显性成本,那么对采购流程的改进则能够减少大量的隐性成本,同样能够为公司创造巨大价值。

王凯介绍,上述提到的供应链管理系统是同程旅行在2017年着手自建的,对内部的采购流程进行数字化升级,大幅提高内部流程效率。通过这一系统,同程旅行能实现全国分公司采购的统一管理与高效执行。各分公司的采购需求,皆可以通过系统进行申请,随后系统会自动进行切分,自购需求由各分公司自行解决,统购需求会转至公司总部,统购员接到需求后开展询比价、招投标等相关工作,之后由物资管理员进行验收、入库、出库等操作。该系统还能对库存量进行智能监测,任何采购物资入库、出库、领用、调拨、报废等均由系统管理。“哪怕一支笔都能清楚的了解这个月领用了多少、仓库剩了多少,这在人工管理时代是难以做到的。”王凯表示。

在自建数字化系统的同时,同程旅行也选择同更多高效的采购平台合作,构建覆盖全国的商品寻源能力,挖掘更多符合需求的优质供应商。王凯透露,2018年,同程旅行开始与京东企业业务等数字化平台在数码、家电、办公用品等标准品上展开合作。“借助京东等第三方丰富的商品资源及智能选品推荐,我们能够很方便地进行选品、比价,而且交付效率也很快。传统采购模式下三周才能完成的询价、合同签订、物流、结算流程,借助京东慧采等专业数字化采购平台一周内就能完成。同时,京东企业业务是一个集成了海量供应链资源的综合型平台,而非单独供应商,也能够有效减少审计风控的工作量。”

目前,除了标准品,王凯还开始尝试将一些服务类的采购“搬到线上”进行。王凯表示,随着以京东企业业务为代表的数字化采购平台的发展,线上可采购的品类正从“商品”向“商品+服务”完善,包括上述提到的服务器日常运维、维修安装,以及企业定制服务。“2022年年末,我们为员工发放的入职五周年、十周年定制款金币,就是通过京东企业业务进行定制采购,受到了员工的广泛好评。”

放眼2023年,降本增效依然是王凯最重要的工作目标之一。王凯表示,一方面我们计划将采购管理中更多的重复性、机械性工作交给京东企业业务这样的数字化平台去做,将人员尽力更多投入到高价值工作中,另一方面着力提升供应链系统的智能化水平,力争在一些简单品类上实现自动监测库存、自动下单,进一步提高采购效率。